Siti e strumenti di lavoro per wedding planner

Tra il primo incontro e il matrimonio passano mesi di scelte fatte con la coppia, a volte anche con le famiglie. Certe volte organizzi tutto, altre arrivi solo per coordinare il giorno con fornitori scelti da altri; e capita che la coppia viva lontano e vi vediate in videochiamata. Da qui partiamo per costruire il sito con cui ti trovano le coppie, l'archivio delle decisioni di ogni matrimonio e l'area in cui la coppia vede cosa resta da scegliere. Partecipazioni digitali e sito per gli invitati sono strumenti degli sposi: ne parliamo nella parte del sito dedicata a matrimoni e feste.

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Come lavori oggi

Al primo contatto la coppia di solito ha una data o almeno una stagione, una zona, un'idea degli invitati e del rito: civile, religioso o simbolico. Da lì nascono il primo incontro e una proposta, diversa se la coppia cerca l'organizzazione completa o solo il coordinamento del giorno.

Con l'organizzazione completa le scelte arrivano un po' alla volta: prima data e location, poi i fornitori, poi menu, fiori, allestimenti e tableau. Alle decisioni possono partecipare anche i genitori, a volte di entrambe le famiglie, e le scelte finiscono tra quaderno, fogli di calcolo e messaggi.

Con il solo coordinamento entri più tardi: i fornitori li ha già scelti la coppia, e tu raccogli contatti e accordi per costruire la scaletta della giornata.

Il giorno del matrimonio sei sul posto, dalla cerimonia alla fine della festa. Nei mesi di stagione può capitare di avere matrimoni in sabati vicini, mentre continuano gli incontri con le coppie che sposeranno l'anno dopo.

Dove si complica il lavoro

01«Cosa avevamo deciso in inverno?»: Il colore dei fiori o lo stile del menu scelti mesi fa possono tornare in discussione in primavera. Se la decisione è rimasta in un messaggio o in un appunto, per ritrovare cosa si era detto, e chi l'aveva confermato, si scorrono mesi di conversazioni.
02Più voci sulla stessa scelta: Decide la coppia, ma i genitori possono avere un'idea sugli invitati, sui tavoli o sulla chiesa, e a volte scriverti direttamente. Tra richieste diverse va tenuta ferma quella che la coppia ha confermato.
03Fornitori che non hai scelto tu: Quando ti chiamano solo per coordinare il giorno, i fornitori sono già sotto contratto con la coppia e a volte non li hai mai incontrati. Referenti, orari di montaggio, cosa prevede ogni accordo: arrivano a pezzi, anche come foto di contratti nei messaggi, poche settimane prima delle nozze.
04La coppia che vive lontano: Se gli sposi vivono all'estero o in un'altra città, sopralluoghi e incontri passano dalla videochiamata, con fusi orari diversi. Prova del menu e visite ai fornitori si concentrano nei pochi giorni in cui la coppia è in Italia.
05Il rito decide l'orario: L'ora della cerimonia la fissano la parrocchia, il Comune o chi celebra il rito simbolico, e da quella dipendono trucco, arrivi e ricevimento. Se la cerimonia è in un luogo e la festa in un altro, c'è anche lo spostamento degli invitati da organizzare.
06Lo stesso sabato chiesto da più coppie: Le richieste si concentrano sui sabati tra la tarda primavera e l'inizio dell'autunno. Può capitare che una seconda coppia chieda una data mentre la prima ci sta ancora pensando, e senza un elenco delle date richieste rispondere è un lavoro di memoria.

Cosa possiamo realizzare per te

Sito web per attività e professionisti
Per spiegare cosa comprende l'organizzazione completa e cosa il solo coordinamento del giorno, con un modulo di contatto che chiede data o stagione, zona, tipo di rito e dove vive la coppia.
CRM e gestionale clienti
Le coppie che ti hanno scritto, ordinate per data richiesta: vedi chi ha chiesto lo stesso sabato, a che punto è ogni proposta e fino a quando tieni la data per una coppia.
Gestionale commesse e cantieri
Ogni matrimonio ha una scheda con il registro delle scelte: cosa è deciso, quando e da chi, cosa resta aperto, con fornitori e acconti collegati. Una scelta rimessa in discussione mesi dopo si ritrova lì.
Portale clienti e area riservata
Un'area riservata in cui la coppia, anche da lontano, vede le scelte fatte e quelle che aspettano una sua risposta. Se la coppia è d'accordo, dai un accesso anche ai genitori, con quello che decidi tu.
Gestionale preventivi
Proposte preparate da modelli tuoi, distinte tra organizzazione completa e coordinamento del giorno, con lo stato di ognuna: inviata, accettata, da rivedere.
Moduli online e documenti compilati in automatico
Il questionario prima del primo incontro, su rito, invitati e gusti; per il solo coordinamento, un modulo in cui la coppia inserisce i fornitori già scelti con referente, telefono, orario di arrivo e cosa prevede l'accordo.
Agenda e prenotazione appuntamenti online
Per le coppie lontane: le videochiamate si prenotano negli orari che apri tu, senza rincorrersi tra fusi orari diversi.
Sito web multilingua
Se ti scrivono coppie che vivono all’estero: le pagine del sito in più lingue, ognuna con il suo indirizzo, con i testi nelle altre lingue che ci fornisci tu.

Stagione e fuori stagione

I matrimoni di solito si concentrano tra la primavera e l'inizio dell'autunno, soprattutto il sabato. In quei mesi il tempo va ai matrimoni in corso e al lavoro sul posto; fuori stagione arrivano le richieste per l'anno dopo, gli incontri con le nuove coppie e le fiere degli sposi.

Sito, schede dei matrimoni e area per le coppie si impostano nei mesi più tranquilli, per averli pronti quando le coppie cominciano a chiedere le date.

Se organizzi matrimoni per coppie che vivono all'estero

Con una coppia straniera può capitare di seguire anche gli invitati che arrivano da fuori: voli, transfer dall'aeroporto, camere negli alberghi vicini. Nella scheda del matrimonio questi dati stanno accanto alle scelte della coppia, mentre le informazioni da dare agli invitati vanno nel sito degli sposi.

Il sito in più lingue, con i testi che ci fornisci tu, serve già dalla prima richiesta. Tra una videochiamata e l’altra, l’area riservata è il posto in cui la coppia ritrova proposte e decisioni, invece di cercarle tra le email.

Se coordini solo il giorno del matrimonio

Chi lavora come wedding coordinator di solito entra quando la coppia ha già firmato con i fornitori. Il lavoro è capire in poco tempo chi arriva, a che ora, con cosa, e chi chiamare se qualcosa cambia.

Qui il registro delle scelte conta meno. Contano il modulo con i fornitori compilato dalla coppia e una scaletta che ogni fornitore apre dal telefono nella versione aggiornata, anche chi non hai mai visto prima del matrimonio.

Altri servizi utili

Domande frequenti

Wedding planner: cosa potete realizzare?

Quali problemi di tutti i giorni aiutate a risolvere?

«Cosa avevamo deciso in inverno?»; Più voci sulla stessa scelta; Fornitori che non hai scelto tu; La coppia che vive lontano; Il rito decide l'orario; Lo stesso sabato chiesto da più coppie.

Da quali strumenti conviene partire?

Sito web per attività e professionisti: per spiegare cosa comprende l'organizzazione completa e cosa il solo coordinamento del giorno, con un modulo di contatto che chiede data o stagione, zona, tipo di rito e dove vive la coppia. CRM e gestionale clienti: le coppie che ti hanno scritto, ordinate per data richiesta: vedi chi ha chiesto lo stesso sabato, a che punto è ogni proposta e fino a quando tieni la data per una coppia. Gestionale commesse e cantieri: ogni matrimonio ha una scheda con il registro delle scelte: cosa è deciso, quando e da chi, cosa resta aperto, con fornitori e acconti collegati. Una scelta rimessa in discussione mesi dopo si ritrova lì.

Cosa vi serve sapere per prepararmi un preventivo?

Se offri organizzazione completa, solo coordinamento del giorno o entrambi, e cosa comprende ciascuna proposta. Come tieni oggi le scelte fatte con la coppia nei mesi di preparazione: un esempio di quaderno, foglio o scheda, con i dati delle coppie tolti. Chi deve poter vedere cosa: la coppia, i genitori, i tuoi assistenti. Per il coordinamento del giorno, cosa chiedi oggi alla coppia sui fornitori che ha già scelto. Se segui coppie che vivono lontano o all'estero, in quali lingue vi scrivete e come vi incontrate. Come rispondi quando più coppie chiedono lo stesso sabato: se tieni la data per qualcuno, e fino a quando.

Devo occuparmi io delle foto e delle informative privacy?

No. Alle foto pensiamo noi, e le informative privacy e cookie le prepariamo con i consulenti con cui collaboriamo: tu non devi occupartene.

Lavorate anche fuori Barletta?

Sì. Lo studio è a Barletta e lavoriamo con attività della Puglia e del resto d'Italia: ci si sente per telefono, su WhatsApp o in videochiamata con lo schermo condiviso, e dove serve ci si incontra di persona.

Tutte le domande frequenti →

Cosa preparare per chiedere un preventivo

Se offri organizzazione completa, solo coordinamento del giorno o entrambi, e cosa comprende ciascuna proposta.
Come tieni oggi le scelte fatte con la coppia nei mesi di preparazione: un esempio di quaderno, foglio o scheda, con i dati delle coppie tolti.
Chi deve poter vedere cosa: la coppia, i genitori, i tuoi assistenti.
Per il coordinamento del giorno, cosa chiedi oggi alla coppia sui fornitori che ha già scelto.
Se segui coppie che vivono lontano o all'estero, in quali lingue vi scrivete e come vi incontrate.
Come rispondi quando più coppie chiedono lo stesso sabato: se tieni la data per qualcuno, e fino a quando.

Raccontaci come lavori: ti rispondiamo con una proposta e un preventivo su misura.

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