Centralino intelligente e segreteria telefonica

Configuriamo il centralino sulla linea che hai già o su una nuova numerazione, fornite da un operatore telefonico autorizzato: noi impostiamo come risponde, non siamo un operatore.

Alla base c'è il risponditore: un messaggio di benvenuto, gli orari, un menu a tasti per scegliere l'ufficio o il servizio. Dietro lavora lo smistamento, con le regole per far squillare il telefono giusto a seconda dell'ora, del giorno e di chi è disponibile.

Quando serve qualcosa in più si aggiunge un assistente vocale con intelligenza artificiale: capisce la richiesta detta a voce, risponde alle domande semplici con le informazioni che ci hai dato e prende nota di quelle che richiedono te.

Chiamate e messaggi in segreteria possono essere trascritti, con un breve riassunto della richiesta. La trascrizione automatica può contenere errori, soprattutto su nomi propri, cifre e conversazioni disturbate da rumori: per i dettagli importanti conviene riascoltare l'audio.

Quali chiamate trascrivere e per quanto tempo conservarle lo stabilisci tu; l'informativa per chi chiama e per chi lavora con te la prepariamo noi con i consulenti con cui collaboriamo, e impostiamo messaggio iniziale e conservazione come deciso.

Al posto del menu a tasti, chi chiama può dire cosa gli serve. L'assistente risponde alle domande che hai previsto, come orari, indirizzo o documenti da portare, e per il resto raccoglie i dati e ti passa la richiesta. Collegato alla tua agenda, può anche proporre un appuntamento.

Una voce sintetica può fraintendere, specie con accenti, dialetti o linee disturbate. Per questo c'è sempre un'uscita: premendo un tasto o chiedendo di parlare con qualcuno, la chiamata passa a una persona o alla segreteria.

Gli orari si impostano per giorno della settimana, con le eccezioni per festivi, ferie e chiusure improvvise. Nei periodi più intensi puoi attivare un messaggio iniziale con le informazioni del momento, come scadenze, orari ridotti o disponibilità.

Se lavori da solo, le chiamate possono arrivare sul cellulare negli orari in cui sei fuori, mentre quelle che arrivano quando sei impegnato vanno in segreteria.