Automazione dei processi e agenti AI

Partiamo da una mappa di come lavorate oggi: da dove arriva una richiesta, chi la prende in mano, in quali programmi passa, cosa si scrive e a chi. Su quella mappa segniamo i passaggi che seguono una regola fissa e quelli in cui serve il giudizio di una persona.

I passaggi a regola fissa diventano flussi automatici: quando succede una cosa, ne partono altre. Un modulo compilato crea la scheda cliente, un pagamento registrato fa partire la conferma, un ordine pronto avvisa il magazzino.

Quando un passaggio richiede di leggere o scrivere un testo, come capire di cosa parla un'email o preparare una risposta, usiamo un agente AI: un programma basato sull'intelligenza artificiale che lavora dentro confini stabiliti e chiede la tua approvazione prima delle azioni che contano.

Un agente AI legge un testo, capisce di cosa tratta e sceglie quale passaggio avviare tra quelli che gli abbiamo consentito. Può riassumere una richiesta, estrarre i dati da un messaggio scritto in modo libero, preparare una bozza di risposta, aggiornare una scheda nel CRM.

Le azioni con conseguenze, come inviare un'email a un cliente, modificare un ordine o cancellare un dato, restano in attesa della conferma di una persona. L'agente può interpretare male un testo: per questo gli diamo permessi limitati e un registro di tutto quello che fa.

Le email che arrivano alla casella condivisa vengono lette e classificate: richieste di preventivo, ordini, reclami, fatture, comunicazioni da archiviare. Ognuna va nella cartella giusta o a chi se ne occupa, con un riassunto e, se serve, una bozza di risposta da approvare.

Il contenuto delle email passa da un fornitore di intelligenza artificiale: quali caselle includere lo decidi tu, e noi impostiamo il flusso di conseguenza. L'informativa per chi ti scrive la prepariamo noi con i consulenti con cui collaboriamo.

Quello che viene chiamato agente AI per le vendite, nella pratica segue le richieste commerciali: risponde con le informazioni di base, registra il contatto nel CRM, ricorda al venditore quando ricontattare e prepara il riassunto delle conversazioni precedenti.

Non chiude trattative e non fa promesse ai clienti: si occupa di dati e scadenze, mentre la relazione resta a chi vende.