Strumenti digitali per l'organizzatore di eventi, dall'idea al giorno dell'evento

Realizziamo strumenti su misura per chi organizza eventi: ogni evento seguito come un lavoro con fornitori, scadenze e referenti, le liste di ospiti con iscrizioni e accrediti, i preventivi pronti da inviare, il programma del giorno condiviso con chi lavora con te.

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Come lavori oggi

Segui più eventi nello stesso periodo, ognuno in una fase diversa: uno in fase di preventivo, uno con i fornitori da confermare, uno a pochi giorni dalla data. Ogni evento ha il suo cliente, il suo luogo, le sue condizioni da rispettare e le sue scadenze, e gli appunti sono sparsi tra email, messaggi e quaderni.

I fornitori sono tanti e diversi: locale o location, catering, impianto audio, allestimenti, musicisti, sicurezza. Ognuno chiede informazioni, manda un preventivo, richiede conferma entro una data, e ognuno risponde con tempi suoi.

A ridosso dell'evento si lavora sul programma: orari, liste ospiti, accrediti, chi arriva quando, chi coordina cosa. Il giorno dell'evento il tuo telefono è il centro di controllo, e le cose che non quadrano le scopri mentre sono già in corso.

I problemi tipici tra clienti, fornitori e giorno dell'evento

01Più eventi, un solo quaderno: Ogni evento ha la sua storia fatta di decisioni prese a voce e preventivi arrivati per email. Ritrovare cosa è stato concordato con chi richiede di rileggere conversazioni.
02I fornitori da tenere insieme: Chi porta il catering, chi monta l'impianto, a che ora entra ciascuno: queste informazioni vivono in conversazioni diverse e vanno riassunte per tutti prima della data.
03La lista ospiti che cambia: Inviti, conferme, accompagnatori, intolleranze: la lista si modifica fino all'ultimo giorno e chi la deve avere con sé all'ingresso ne trova versioni diverse.
04Il cliente che chiede aggiornamenti: Chi ti ha affidato l'evento vuole vedere a che punto sei, cosa è deciso e cosa manca. Rispondere a ogni richiesta sottrae tempo al lavoro vero.

Cosa possiamo realizzare per te

Gestionale commesse e cantieri
Ogni evento come una commessa con fasi, scadenze, fornitori coinvolti, documenti e confronto tra previsto e speso, aggiornato mentre si lavora.
Gestionale preventivi
Un archivio di voci e modelli per comporre in fretta un preventivo, con stato di ogni proposta e passaggio all'evento quando il cliente accetta.
Prenotazione posti e iscrizioni agli eventi
Iscrizioni e liste ospiti con conferma e codice QR personale, elenco aggiornato dei partecipanti e controllo all'ingresso con il telefono.
Portale clienti e area riservata
Un'area riservata dove il cliente vede il programma, approva i preventivi e trova i documenti dell'evento, senza chiederli a ogni telefonata.
Gestionale su misura
Un elenco dei fornitori e delle loro condizioni, con una lista delle cose da fare per ogni evento e le scadenze di conferma in evidenza.

Se organizzi sagre, sfilate o eventi pubblici

Eventi a pubblico aperto hanno stand, volontari, permessi e turni da distribuire. Una vista per ruolo e un calendario dei turni dei volontari dicono a ciascuno dove deve essere e a che ora, senza elenchi su carta e telefonate.

Se curi feste private e ricorrenze

Feste di compleanno, laurea o battesimo hanno clienti che vedono l'evento per la prima volta e ti chiedono consiglio. Una pagina dove scelgono luogo, formula e dettagli, e un riepilogo che ricevono prima della data, mette ordine nelle decisioni.

Se firmi la regia degli eventi

Il tuo lavoro è il copione del giorno: scalette, entrate, cambi, tempi. Un programma condiviso aggiornato in tempo reale e visibile a chi coordina backstage e sala alleggerisce le istruzioni date a voce.

Altri servizi utili

Domande frequenti

Organizzatore di eventi: cosa potete realizzare?

Quali problemi di tutti i giorni aiutate a risolvere?

Più eventi, un solo quaderno; I fornitori da tenere insieme; La lista ospiti che cambia; Il cliente che chiede aggiornamenti.

Da quali strumenti conviene partire?

Gestionale commesse e cantieri: ogni evento come una commessa con fasi, scadenze, fornitori coinvolti, documenti e confronto tra previsto e speso, aggiornato mentre si lavora. Gestionale preventivi: un archivio di voci e modelli per comporre in fretta un preventivo, con stato di ogni proposta e passaggio all'evento quando il cliente accetta. Prenotazione posti e iscrizioni agli eventi: iscrizioni e liste ospiti con conferma e codice QR personale, elenco aggiornato dei partecipanti e controllo all'ingresso con il telefono.

Cosa vi serve sapere per prepararmi un preventivo?

Che tipo di eventi organizzi: privati, aziendali, sagre, sfilate, eventi enogastronomici. Quanti eventi segui in contemporanea e con quante persone lavori. Come tieni oggi traccia di fornitori, preventivi e scadenze. Come gestisci le liste degli ospiti e le conferme di partecipazione. Quali informazioni vuole vedere il cliente durante la preparazione.

Devo occuparmi io delle foto e delle informative privacy?

No. Alle foto pensiamo noi, e le informative privacy e cookie le prepariamo con i consulenti con cui collaboriamo: tu non devi occupartene.

Lavorate anche fuori Barletta?

Sì. Lo studio è a Barletta e lavoriamo con attività della Puglia e del resto d'Italia: ci si sente per telefono, su WhatsApp o in videochiamata con lo schermo condiviso, e dove serve ci si incontra di persona.

Tutte le domande frequenti →

Per chiederci un preventivo, raccontaci

Che tipo di eventi organizzi: privati, aziendali, sagre, sfilate, eventi enogastronomici.
Quanti eventi segui in contemporanea e con quante persone lavori.
Come tieni oggi traccia di fornitori, preventivi e scadenze.
Come gestisci le liste degli ospiti e le conferme di partecipazione.
Quali informazioni vuole vedere il cliente durante la preparazione.

Raccontaci come lavori: ti rispondiamo con una proposta e un preventivo su misura.

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