Strumenti digitali per il tour operator, dalla partenza al rientro del gruppo
Realizziamo strumenti su misura per chi organizza viaggi e gite di gruppo: le partenze con data e posti limitati, i dati dei partecipanti raccolti con un modulo, le camere e le fermate di salita assegnate, gli acconti e i documenti di viaggio in un'area riservata. Si parte dal tuo catalogo di partenze.
Come lavori oggi
Il tuo prodotto è una partenza: una data, un programma giorno per giorno, un pullman o un volo, gli alberghi, le guide. Le adesioni si raccolgono per mesi, e a ogni persona che si aggiunge o rinuncia cambiano camere, posti e costi di chi sta dietro il viaggio.
I partecipanti arrivano da agenzie, capigruppo, parrocchie, circoli e conoscenti. Ognuno manda i dati a modo suo: nomi scritti come sui documenti, scelte di camera, intolleranze, fermate di salita, e qualcuno li comunica a voce.
Più si avvicina la partenza, più il lavoro si concentra sui dettagli: lista definitiva, assegnazione delle camere, saldi da sollecitare, documenti da consegnare, avvisi su orari e punti di ritrovo. Se un fornitore cambia qualcosa, devi dirlo a tutti nello stesso momento.
I problemi tipici di chi organizza viaggi
- 01Le adesioni sparse in più canali
- Chi si iscrive lo fa per telefono, in agenzia, tramite un capogruppo o con un messaggio. Sapere in ogni momento quanti posti restano sulla partenza richiede di sommare a mano elenchi diversi.
- 02I dati dei viaggiatori da raccogliere
- Nome e cognome come sul documento, data di nascita, camera, fermata, richieste particolari. Se arrivano incompleti, si rincorrono i partecipanti fino a pochi giorni prima di partire.
- 03Acconti e saldi da seguire
- Ogni partecipante ha scadenze di pagamento diverse, e chi non ha versato deve essere sollecitato. Un elenco su un foglio non avvisa nessuno quando una scadenza si avvicina.
- 04Il cambio dell'ultimo momento
- Un orario di partenza anticipato, un cambio di albergo, un punto di ritrovo diverso: va comunicato a ogni partecipante, ai capigruppo e alle agenzie, e chi non lo riceve si presenta nel posto sbagliato.
Cosa possiamo realizzare per te
- Catalogo e listino online
Le tue partenze e i tuoi viaggi presentati in un catalogo da consultare dal telefono, con programma, date e punti di ritrovo, dove chi è interessato ti scrive per una richiesta.
- Prenotazione posti e iscrizioni agli eventi
Iscrizione a ogni partenza con i posti che hai disponibili, una lista d'attesa quando sono esauriti e un avviso a chi aspetta se si libera un posto.
- Moduli online e documenti compilati in automatico
Un modulo per i dati dei partecipanti, con nome come sul documento, camera, fermata di salita e richieste particolari, che confluisce nell'elenco della partenza senza che tu ricopi niente.
- Portale clienti e area riservata
Un'area riservata a partecipanti, capigruppo e agenzie collegate con programma aggiornato, documenti di viaggio, orari di ritrovo e avvisi sulle modifiche.
- Gestionale pratiche e documenti
Una scheda per ogni viaggio, con lista dei partecipanti, camere, acconti e saldi, fornitori da confermare e scadenze, in cui si vede subito cosa manca prima di partire.
Se organizzi gite in pullman
Con una gita in giornata il viaggio è breve e il numero di partecipanti alto. Contano le fermate di salita lungo il percorso, l'orario di partenza di ognuna e il posto sul pullman, e la lista deve essere completa il giorno prima per chi guida e per chi accompagna.
Se organizzi viaggi di gruppo su richiesta
Un gruppo che arriva da un circolo o da un'azienda ha un referente che parla per tutti. Conviene una richiesta guidata con destinazione, periodo, partecipanti e tipo di viaggio desiderato, e un'area dove il referente vede cosa è stato proposto e conferma.
Se ricevi gruppi per conto di operatori stranieri
In questo caso i clienti sono altri operatori che mandano gruppi sul territorio. Servono pagine nella loro lingua, una descrizione chiara dei servizi che offri sul posto e un modo per ricevere richieste con date, partecipanti e programmi già impostati.
Altri servizi utili
- Pagamenti online e link di pagamento
- Sito web multilingua
- Sito web per attività e professionisti
- CRM e gestionale clienti
- Newsletter ed email marketing
- Automazione dei processi e agenti AI
- Integrazioni tra software e API
- Landing page e pagine per campagne
- Raccolta e gestione delle recensioni
- Gestione dei social
Domande frequenti
Tour operator: cosa potete realizzare?
Realizziamo strumenti su misura per chi organizza viaggi e gite di gruppo: le partenze con data e posti limitati, i dati dei partecipanti raccolti con un modulo, le camere e le fermate di salita assegnate, gli acconti e i documenti di viaggio in un'area riservata. Si parte dal tuo catalogo di partenze.
Quali problemi di tutti i giorni aiutate a risolvere?
Le adesioni sparse in più canali; I dati dei viaggiatori da raccogliere; Acconti e saldi da seguire; Il cambio dell'ultimo momento.
Da quali strumenti conviene partire?
Catalogo e listino online: le tue partenze e i tuoi viaggi presentati in un catalogo da consultare dal telefono, con programma, date e punti di ritrovo, dove chi è interessato ti scrive per una richiesta. Prenotazione posti e iscrizioni agli eventi: iscrizione a ogni partenza con i posti che hai disponibili, una lista d'attesa quando sono esauriti e un avviso a chi aspetta se si libera un posto. Moduli online e documenti compilati in automatico: un modulo per i dati dei partecipanti, con nome come sul documento, camera, fermata di salita e richieste particolari, che confluisce nell'elenco della partenza senza che tu ricopi niente.
Cosa vi serve sapere per prepararmi un preventivo?
Che tipo di viaggi organizzi: gite in giornata, viaggi di gruppo, pacchetti con volo, programmi per l'estero. Come raccogli oggi le adesioni e chi sono i tuoi intermediari: agenzie, capigruppo, circoli. Quali dati chiedi ai partecipanti e come li usi per camere, fermate e documenti. Come gestisci acconti e saldi e come ricordi le scadenze. Se lavori anche con operatori esteri, per cui servono pagine in altre lingue.
Devo occuparmi io delle foto e delle informative privacy?
No. Alle foto pensiamo noi, e le informative privacy e cookie le prepariamo con i consulenti con cui collaboriamo: tu non devi occupartene.
Lavorate anche fuori Barletta?
Sì. Lo studio è a Barletta e lavoriamo con attività della Puglia e del resto d'Italia: ci si sente per telefono, su WhatsApp o in videochiamata con lo schermo condiviso, e dove serve ci si incontra di persona.
Per chiederci un preventivo, raccontaci
- Che tipo di viaggi organizzi: gite in giornata, viaggi di gruppo, pacchetti con volo, programmi per l'estero.
- Come raccogli oggi le adesioni e chi sono i tuoi intermediari: agenzie, capigruppo, circoli.
- Quali dati chiedi ai partecipanti e come li usi per camere, fermate e documenti.
- Come gestisci acconti e saldi e come ricordi le scadenze.
- Se lavori anche con operatori esteri, per cui servono pagine in altre lingue.
Raccontaci come lavori: ti rispondiamo con una proposta e un preventivo su misura.