Gestionali
Gestionale pratiche e documenti
Per studi professionali, agenzie e patronati che seguono molte pratiche insieme: ognuna ha la sua scheda, e a colpo d'occhio sai a che punto è, chi ci lavora, cosa manca e quando scade il prossimo passaggio.
Cosa realizziamo
Una scheda per ogni pratica, legata al cliente: tipo di pratica, stato attuale, date da rispettare, attività da svolgere, note interne e tutti i documenti che la riguardano.
Gli stati li definiamo insieme partendo dai passaggi reali del tuo ufficio, per esempio documenti richiesti, in lavorazione, inviata, in attesa di risposta, chiusa. Tipi di pratica diversi possono avere percorsi diversi.
Intorno, un archivio documentale in cui ogni file porta con sé cliente, pratica, tipo e data, e si ritrova con una ricerca invece di scorrere sottocartelle.
Come funziona
- 01Lo scadenziario
- Le date di tutte le pratiche aperte finiscono in un elenco ordinato, per l'intero studio o per singola persona. Chi segue la pratica riceve un avviso con l'anticipo che hai scelto per quel tipo di scadenza.
- 02Documenti da chiedere al cliente
- Per ogni tipo di pratica imposti l'elenco dei documenti che servono. La scheda mostra cosa è arrivato e cosa manca, e da lì parte la richiesta al cliente con l'elenco aggiornato.
- 03Attività assegnate
- I passaggi si affidano a un collega con una data. Ognuno apre la propria lista del giorno; il responsabile vede i carichi di lavoro dell'ufficio e riassegna le attività se qualcuno è assente.
- 04Versioni dei file
- Quando carichi la nuova versione di un documento, quella precedente resta consultabile nello storico, con la data e il nome di chi l'ha caricata.
- 05Chi apre cosa
- Non tutti hanno bisogno di leggere ogni pratica: decidi tu i permessi per tipo di pratica, per cliente o per ruolo, per esempio separando l'amministrazione dal lavoro tecnico.
Archiviare e conservare non sono la stessa cosa
L'archivio serve a lavorare: trovare un documento, sapere chi l'ha caricato, collegarlo alla pratica giusta. Non sostituisce la conservazione digitale dei documenti fiscali o con valore probatorio, che è affidata a conservatori qualificati.
Per le pratiche che contengono dati delicati dei tuoi clienti, come informazioni sanitarie o giudiziarie, l'accesso si può limitare a chi le segue e ogni apertura di un file resta annotata.
Dalle cartelle condivise al gestionale
Se oggi le pratiche vivono tra un foglio di calcolo, cartelle condivise e caselle di posta, partiamo da lì: importiamo l'elenco delle pratiche aperte e colleghiamo i documenti esistenti, così il gestionale non comincia vuoto.
Le pratiche chiuse restano in archivio in sola lettura, consultabili e ricercabili, senza affollare le liste di lavoro quotidiane.
Lettere e riepiloghi dai tuoi modelli
Richieste, lettere di accompagnamento e riepiloghi che prepari spesso possono partire da un modello: il gestionale inserisce i dati della pratica e del cliente, tu rileggi e completi. I modelli li fornisci tu.
Per chi è
Per chi lavora su pratiche che attraversano più passaggi e restano aperte a lungo: studi tecnici e legali, agenzie di servizi, patronati e centri di assistenza, agenzie immobiliari, uffici interni che gestiscono richieste e autorizzazioni. Se il lavoro è fatto di cantieri con ore e materiali, è più adatto il gestionale commesse; se vuoi che il cliente controlli da solo lo stato della sua pratica, al gestionale si affianca un portale clienti.
Pagine per mestiere
- Agenzia di assicurazioni
- Avvocato
- Commercialista
- Consulente del lavoro
- Notaio
- Agenzia di viaggi
- Tour operator
- Amministratore di condominio
- Ditta di ascensori
- Ditta di disinfestazione
- Installatore di impianti fotovoltaici
- Ditta di manutenzioni
- Ditta di spurghi
- Audioprotesista
- Autoscuola
- Carrozzeria
- Centro revisioni
- Casa di riposo
- Consulente sicurezza sul lavoro
- Geometra
- Ingegnere
- Impresa di ristrutturazioni
Cosa non facciamo
- Non offriamo la conservazione digitale dei documenti fiscali: è un servizio dei conservatori qualificati, a cui il gestionale può affiancarsi.
- Non scriviamo il contenuto delle pratiche né i modelli di atti e lettere: li fornisci tu.
- Non inviamo pratiche agli enti al posto tuo: il gestionale prepara i documenti e tiene traccia dei passaggi, la trasmissione resta allo studio.
- Non rilasciamo firme elettroniche: per firmare i documenti ci si appoggia a un prestatore qualificato.
- Non realizziamo cartelle cliniche né gestionali con funzioni sanitarie.
Domande frequenti
Gestionale pratiche e documenti: di cosa si tratta?
Per studi professionali, agenzie e patronati che seguono molte pratiche insieme: ognuna ha la sua scheda, e a colpo d'occhio sai a che punto è, chi ci lavora, cosa manca e quando scade il prossimo passaggio.
Per chi è adatto?
Per chi lavora su pratiche che attraversano più passaggi e restano aperte a lungo: studi tecnici e legali, agenzie di servizi, patronati e centri di assistenza, agenzie immobiliari, uffici interni che gestiscono richieste e autorizzazioni. Se il lavoro è fatto di cantieri con ore e materiali, è più adatto il gestionale commesse; se vuoi che il cliente controlli da solo lo stato della sua pratica, al gestionale si affianca un portale clienti.
Come funziona, in pratica?
Lo scadenziario; Documenti da chiedere al cliente; Attività assegnate; Versioni dei file; Chi apre cosa.
Cosa non è compreso?
Non offriamo la conservazione digitale dei documenti fiscali: è un servizio dei conservatori qualificati, a cui il gestionale può affiancarsi. Non scriviamo il contenuto delle pratiche né i modelli di atti e lettere: li fornisci tu. Non inviamo pratiche agli enti al posto tuo: il gestionale prepara i documenti e tiene traccia dei passaggi, la trasmissione resta allo studio. Non rilasciamo firme elettroniche: per firmare i documenti ci si appoggia a un prestatore qualificato. Non realizziamo cartelle cliniche né gestionali con funzioni sanitarie.
Devo occuparmi io delle foto e delle informative privacy?
No. Alle foto pensiamo noi, e le informative privacy e cookie le prepariamo con i consulenti con cui collaboriamo: tu non devi occupartene.
Come si chiede un preventivo?
Scrivici dal modulo contatti o su WhatsApp con poche righe su cosa fai e cosa ti serve. Ne parliamo in una chiamata e ti mandiamo una proposta con il preventivo su misura: decidi tu se partire.
Lavorate anche fuori Barletta?
Sì. Lo studio è a Barletta e lavoriamo con attività della Puglia e del resto d'Italia: ci si sente per telefono, su WhatsApp o in videochiamata con lo schermo condiviso, e dove serve ci si incontra di persona.
Per chiederci un preventivo
- Che lavoro fai e come ti organizzi oggi.
- Cosa vorresti che lo strumento facesse al posto tuo.
- Chi lo userà: tu, i collaboratori, i clienti.
Raccontaci come lavori: ti rispondiamo con una proposta e un preventivo su misura.