Strumenti digitali per lo studio notarile, dall'istruttoria all'atto
Realizziamo strumenti su misura per chi prepara atti con più persone attorno a un tavolo: l'elenco dei documenti che servono per ogni tipo di atto, i dati delle parti raccolti prima dell'appuntamento, la data fissata una volta sola con venditore, acquirente e banca. Si parte da come lavora il tuo studio.
Come lavori oggi
Un atto si prepara molto prima del giorno in cui si firma. Si raccolgono le informazioni sulle parti e sull'oggetto, si controllano i documenti, si scrive la bozza, la si fa leggere a chi deve approvarla. Nella settimana prima ogni mancanza si trasforma in telefonate.
La data dell'atto dipende da persone che non si parlano tra loro: chi vende, chi compra, il funzionario della banca, l'agente che ha fatto incontrare le parti, a volte un tecnico. Si sceglie un giorno, qualcuno non può, si riparte.
Il giorno dell'atto lo studio deve avere sala libera, documenti in ordine, parti presenti e, dopo la firma, le pratiche successive da seguire una per una.
Dove si inceppa lo studio
- 01Il documento che manca alla vigilia
- Tra provenienza, attestazioni, visure e documenti di identità, per ogni atto l'elenco cambia. A volte l'assenza di un foglio si scopre il giorno prima, quando le parti hanno già organizzato la giornata.
- 02Una data da concordare tra persone diverse
- Venditore, acquirente, banca e intermediario hanno agende separate. La segreteria passa ai telefoni giorni interi per far coincidere un orario che poi può saltare per l'ultimo che risponde.
- 03La bozza che gira per email
- Le parti, l'agente e il consulente chiedono la bozza, la commentano e la rimandano indietro in tempi diversi. Chi rilegge deve capire quale versione sta guardando.
- 04Le stesse domande su cosa portare
- Compravendita, mutuo, costituzione di società, donazione: ogni persona chiede cosa deve portare, e la segreteria ripete a voce elenchi diversi a seconda dell'atto.
Cosa possiamo realizzare per te
- Moduli online e documenti compilati in automatico
Per far compilare a ogni parte, prima dell'incontro, i dati che servono per quel tipo di atto, con i documenti allegati, invece di raccoglierli a voce in studio.
- Gestionale pratiche e documenti
Per una scheda per ogni atto con l'elenco dei documenti attesi e di quelli arrivati, la data fissata, chi se ne occupa nello studio e le pratiche da seguire dopo la firma.
- Portale clienti e area riservata
Per un'area dove le parti vedono cosa manca per il loro atto, caricano i documenti e ricevono la bozza da leggere, senza chiamare la segreteria.
- Agenda e prenotazione appuntamenti online
Per proporre alle parti i giorni in cui c'è una sala libera con il notaio, tenendo conto della durata che serve per quel tipo di atto, e per vedere l'agenda delle sale in un posto.
- Ricerca e lettura dei documenti con l'IA
Per leggere visure e documenti scansionati e portarne i dati in una tabella che un collaboratore controlla prima di usarli nell'atto.
Se lo studio ha più notai e collaboratori
Con più notai e una squadra che prepara i fascicoli, ogni atto ha un responsabile e persone che lo istruiscono. Servono una vista delle sale e delle date comune a tutti e schede che dicano chi sta preparando cosa.
Se costituisci società e segui chi parte da zero
Chi costituisce una società ha soci in città diverse e a volte all'estero. Poter raccogliere online i dati di ogni socio e le informazioni sull'attività, con un elenco chiaro di ciò che manca, rende più rapida la preparazione e meno faticoso lo scambio di email.
Se hai appena aperto lo studio
Dopo un trasferimento o una nomina, bisogna farsi trovare dalle persone della zona e dai professionisti con cui vorrai collaborare. Contano un sito chiaro su orari, tipi di atto e modo di chiedere un appuntamento, e una scheda sulle mappe corretta.
Altri servizi utili
Domande frequenti
Notaio: cosa potete realizzare?
Realizziamo strumenti su misura per chi prepara atti con più persone attorno a un tavolo: l'elenco dei documenti che servono per ogni tipo di atto, i dati delle parti raccolti prima dell'appuntamento, la data fissata una volta sola con venditore, acquirente e banca. Si parte da come lavora il tuo studio.
Quali problemi di tutti i giorni aiutate a risolvere?
Il documento che manca alla vigilia; Una data da concordare tra persone diverse; La bozza che gira per email; Le stesse domande su cosa portare.
Da quali strumenti conviene partire?
Moduli online e documenti compilati in automatico: per far compilare a ogni parte, prima dell'incontro, i dati che servono per quel tipo di atto, con i documenti allegati, invece di raccoglierli a voce in studio. Gestionale pratiche e documenti: per una scheda per ogni atto con l'elenco dei documenti attesi e di quelli arrivati, la data fissata, chi se ne occupa nello studio e le pratiche da seguire dopo la firma. Portale clienti e area riservata: per un'area dove le parti vedono cosa manca per il loro atto, caricano i documenti e ricevono la bozza da leggere, senza chiamare la segreteria.
Cosa vi serve sapere per prepararmi un preventivo?
Quali tipi di atto tratti di più e che documenti chiedi per ciascuno. Quante sale ha lo studio e chi può tenere un atto in quella sala. Come raccogli oggi i dati delle parti e dove li trascrivi. Con quali soggetti ti coordini più spesso: banche, agenzie, tecnici, commercialisti. Quale gestionale usa lo studio e cosa sa già esportare.
Devo occuparmi io delle foto e delle informative privacy?
No. Alle foto pensiamo noi, e le informative privacy e cookie le prepariamo con i consulenti con cui collaboriamo: tu non devi occupartene.
Lavorate anche fuori Barletta?
Sì. Lo studio è a Barletta e lavoriamo con attività della Puglia e del resto d'Italia: ci si sente per telefono, su WhatsApp o in videochiamata con lo schermo condiviso, e dove serve ci si incontra di persona.
Per chiederci un preventivo, raccontaci
- Quali tipi di atto tratti di più e che documenti chiedi per ciascuno.
- Quante sale ha lo studio e chi può tenere un atto in quella sala.
- Come raccogli oggi i dati delle parti e dove li trascrivi.
- Con quali soggetti ti coordini più spesso: banche, agenzie, tecnici, commercialisti.
- Quale gestionale usa lo studio e cosa sa già esportare.
Raccontaci come lavori: ti rispondiamo con una proposta e un preventivo su misura.