Intelligenza artificiale
Ricerca e lettura dei documenti con l'IA
Procedure, manuali, contratti, schede tecniche, circolari: quando i documenti sono tanti, trovare la risposta giusta richiede tempo e la persona che sa dove guardare. Realizziamo un assistente interno che risponde alle domande di chi lavora con te partendo dai vostri documenti, e indica da quale file e da quale punto ha preso l'informazione.
Cosa realizziamo
Una base di conoscenza: raccogliamo i documenti che decidi di includere, li organizziamo per argomento e per livello di accesso, e li colleghiamo a un assistente che si interroga scrivendo una domanda come la si farebbe a un collega.
Un sistema di lettura dei documenti in arrivo: fatture di fornitori esteri, ricevute, bolle, moduli compilati a mano, scansioni. Ne estrae i dati che ti servono, come date, importi, codici e intestatari, e li prepara in una tabella o nel tuo gestionale in attesa che una persona li controlli.
Le funzioni si usano anche separatamente. Insieme, i documenti letti entrano nell'archivio e diventano consultabili dall'assistente.
Come funziona
- 01Scegli tu cosa entra
- Nell'archivio finiscono solo i documenti che indichi, e ogni gruppo di persone vede quelli a cui ha accesso. Se rimuovi o aggiorni un documento, cambiano anche le risposte.
- 02Risposte con la fonte
- Ogni risposta riporta il documento e il passaggio da cui è tratta, così chi legge può aprirlo e controllare. Se l'informazione non c'è, l'assistente è impostato per dirlo; può comunque sbagliare o mescolare passaggi diversi, ed è per questo che la fonte va verificata.
- 03Domande come si parlano
- Non servono parole chiave esatte: si può chiedere «quanto preavviso serve per le ferie?» o «che coppia di serraggio indica il manuale per questo modello?», e l'assistente cerca anche frasi scritte in modo diverso.
- 04Lettura con conferma
- I dati letti in automatico, con i campi dubbi messi in evidenza, aspettano che una persona li confermi prima di entrare nel gestionale o in contabilità.
Fatture e documenti in arrivo
Le fatture che ricevi nel formato elettronico italiano contengono già i dati in forma ordinata: il tuo software li legge senza bisogno di intelligenza artificiale. La lettura automatica serve per tutto il resto: PDF, carta scansionata, fatture di fornitori esteri, scontrini e ricevute delle note spese.
La lettura automatica può confondere una cifra, scambiare un campo o non leggere una scrittura a mano: i dati estratti passano sempre da una conferma prima di essere usati.
Documenti con dati personali
Documenti d'identità, buste paga, documenti sanitari e altri dati delicati sono un caso a parte: prima di includerli si decide chi può vederli, dove vengono elaborati e per quanto tempo restano in archivio.
Quali documenti caricare lo decidi tu; noi configuriamo accessi e tempi di conservazione di conseguenza.
Dove vengono elaborati i documenti
Per rispondere, l'assistente invia parti dei documenti a un modello di intelligenza artificiale messo a disposizione da un fornitore esterno. Il fornitore lo scegliamo insieme prima di caricare qualsiasi file, e ti diciamo dove elabora i dati e se li conserva, secondo le condizioni che pubblica.
I documenti che non devono uscire dall'azienda restano fuori dall'archivio, oppure valutiamo con te un'impostazione diversa per quella parte.
Per chi è
Per uffici tecnici, studi professionali, aziende di produzione e di servizi in cui le informazioni stanno in manuali, procedure e archivi che solo alcune persone sanno consultare a memoria. Per chi accoglie nuovi collaboratori e vuole che trovino da soli le risposte nei documenti approvati. Per l'amministrazione che riceve documenti in formati diversi e ne ricopia i dati a mano.
Pagine per mestiere
Cosa non facciamo
- Non promettiamo risposte o letture senza errori: la fonte indicata e la conferma di una persona servono a intercettarli.
- Non sostituiamo il sistema con cui conservi fatture e documenti fiscali: l'archivio serve a cercare e consultare.
- Non carichiamo documenti che non hai scelto tu e non diamo accesso a chi non è autorizzato.
- Non applichiamo la lettura automatica alle fatture già in formato elettronico, che il tuo software legge da sé.
Domande frequenti
Ricerca e lettura dei documenti con l'IA: di cosa si tratta?
Procedure, manuali, contratti, schede tecniche, circolari: quando i documenti sono tanti, trovare la risposta giusta richiede tempo e la persona che sa dove guardare. Realizziamo un assistente interno che risponde alle domande di chi lavora con te partendo dai vostri documenti, e indica da quale file e da quale punto ha preso l'informazione.
Per chi è adatto?
Per uffici tecnici, studi professionali, aziende di produzione e di servizi in cui le informazioni stanno in manuali, procedure e archivi che solo alcune persone sanno consultare a memoria. Per chi accoglie nuovi collaboratori e vuole che trovino da soli le risposte nei documenti approvati. Per l'amministrazione che riceve documenti in formati diversi e ne ricopia i dati a mano.
Come funziona, in pratica?
Scegli tu cosa entra; Risposte con la fonte; Domande come si parlano; Lettura con conferma.
Cosa non è compreso?
Non promettiamo risposte o letture senza errori: la fonte indicata e la conferma di una persona servono a intercettarli. Non sostituiamo il sistema con cui conservi fatture e documenti fiscali: l'archivio serve a cercare e consultare. Non carichiamo documenti che non hai scelto tu e non diamo accesso a chi non è autorizzato. Non applichiamo la lettura automatica alle fatture già in formato elettronico, che il tuo software legge da sé.
Devo occuparmi io delle foto e delle informative privacy?
No. Alle foto pensiamo noi, e le informative privacy e cookie le prepariamo con i consulenti con cui collaboriamo: tu non devi occupartene.
Come si chiede un preventivo?
Scrivici dal modulo contatti o su WhatsApp con poche righe su cosa fai e cosa ti serve. Ne parliamo in una chiamata e ti mandiamo una proposta con il preventivo su misura: decidi tu se partire.
Lavorate anche fuori Barletta?
Sì. Lo studio è a Barletta e lavoriamo con attività della Puglia e del resto d'Italia: ci si sente per telefono, su WhatsApp o in videochiamata con lo schermo condiviso, e dove serve ci si incontra di persona.
Per chiederci un preventivo
- Che lavoro fai e come ti organizzi oggi.
- Cosa vorresti che lo strumento facesse al posto tuo.
- Chi lo userà: tu, i collaboratori, i clienti.
Raccontaci come lavori: ti rispondiamo con una proposta e un preventivo su misura.