Commercialista: strumenti per la contabilità dei clienti e il ciclo del bilancio
Fatture ed estratti conto che arrivano con ritmi diversi a seconda del regime, movimenti della banca da abbinare a un documento, bilanci che aspettano i dati di chiusura e poi le firme. Costruiamo strumenti su misura per questa parte del lavoro, accanto al programma di contabilità che lo studio usa già.
Come lavora lo studio oggi
Per le ditte e le società di cui tieni la contabilità il lavoro ha un ritmo periodico: fatture di acquisto e di vendita da registrare, estratti conto da quadrare con i movimenti, liquidazioni da preparare. Il ritmo lo fissa lo studio cliente per cliente: c’è chi manda i documenti ogni mese, chi ogni trimestre, chi porta tutto a fine anno.
Per le società c'è poi il ciclo del bilancio: chiusura dei conti, scritture di fine esercizio, una bozza che passa all'amministratore e torna con le correzioni, e alla fine bilancio, nota integrativa e verbale dell'assemblea da firmare.
Gli strumenti di solito sono il programma di contabilità, gli estratti conto scaricati dalla banca o portati su carta, le cartelle condivise dello studio e un foglio di calcolo con lo stato delle registrazioni di ogni cliente.
Dove si ferma il lavoro
- 01Il bonifico senza fattura
- Quadrando l'estratto conto restano bonifici, addebiti e pagamenti con carta senza un documento. L'elenco parte per email, il cliente risponde a pezzi, a voce o con una foto, e ogni risposta va riportata accanto al suo movimento.
- 02Clienti diversi, ritmi diversi
- Lo stesso collaboratore segue la società che manda i documenti ogni mese, la ditta che li manda ogni trimestre e il cliente che arriva a fine anno con una busta. Per sapere chi è in pari con le registrazioni si aprono le cartelle cliente per cliente.
- 03Il bilancio che aspetta la chiusura
- Per chiudere servono rimanenze di magazzino, saldi dei finanziamenti, fatture da ricevere, contratti in corso. Si chiedono all'amministratore, arrivano in momenti diversi e la bozza resta ferma sull'ultimo dato.
- 04Quale versione è stata firmata
- Tra bozza, correzioni e versione finale le copie del bilancio girano per email. Al momento delle firme può capitare di non sapere se nota integrativa e verbale firmati sono quelli dell'ultima versione.
Cosa possiamo realizzare per te
- Portale clienti e area riservata
Per dare a ogni ditta e società un'area dove carica fatture ed estratti conto del periodo al ritmo del suo regime, risponde sui movimenti senza documento e trova bozza e documenti del bilancio nella versione in vigore.
- Ricerca e lettura dei documenti con l'IA
Per leggere estratti conto, fatture estere e ricevute su carta e trasformarli in righe che un collaboratore controlla e corregge prima di registrarle nel programma di contabilità.
- Gestionale pratiche e documenti
Per uno scadenzario delle registrazioni e delle chiusure: per ogni cliente il regime, l'ultimo periodo registrato, cosa manca e a che punto è il bilancio, dalla raccolta dei dati di chiusura alle firme.
- Moduli online e documenti compilati in automatico
Per raccogliere a fine esercizio i dati di chiusura con un modulo dello studio che l'amministratore compila: rimanenze, finanziamenti, fatture da ricevere, contratti, con i documenti allegati.
- Integrazioni tra software e API
Per portare nel programma di contabilità i documenti raccolti e, dove la banca e il programma lo consentono, i movimenti degli estratti conto, invece di scaricarli e ricaricarli a mano.
Se fai revisione legale, anche per enti e associazioni
Nella revisione le richieste seguono il calendario delle verifiche: chiedi alla società o all'ente estratti, verbali, riconciliazioni e chiarimenti, e per ogni verifica tieni le carte di lavoro.
Qui serve un'area dove mandare l'elenco delle richieste di ogni verifica, ricevere i documenti in risposta e vedere cosa resta aperto. Se nello studio fai anche contabilità, questa parte la teniamo distinta, con accessi propri.
Se segui forfettari, venditori online o creator
Chi segue soprattutto queste attività può avere clienti in altre città che allo studio non passano: il rapporto nasce e prosegue a distanza, dal primo contatto alla firma dell'incarico.
Per chi vende online o lavora con le piattaforme, i documenti possono essere soprattutto riepiloghi scaricati dai pannelli di vendita, più che fatture su carta. Servono un percorso di ingresso tutto online e un'area dove il cliente carica i riepiloghi alle date che lo studio indica.
Altri servizi utili
Domande frequenti
Commercialista: cosa potete realizzare?
Fatture ed estratti conto che arrivano con ritmi diversi a seconda del regime, movimenti della banca da abbinare a un documento, bilanci che aspettano i dati di chiusura e poi le firme. Costruiamo strumenti su misura per questa parte del lavoro, accanto al programma di contabilità che lo studio usa già.
Quali problemi di tutti i giorni aiutate a risolvere?
Il bonifico senza fattura; Clienti diversi, ritmi diversi; Il bilancio che aspetta la chiusura; Quale versione è stata firmata.
Da quali strumenti conviene partire?
Portale clienti e area riservata: per dare a ogni ditta e società un'area dove carica fatture ed estratti conto del periodo al ritmo del suo regime, risponde sui movimenti senza documento e trova bozza e documenti del bilancio nella versione in vigore. Ricerca e lettura dei documenti con l'IA: per leggere estratti conto, fatture estere e ricevute su carta e trasformarli in righe che un collaboratore controlla e corregge prima di registrarle nel programma di contabilità. Gestionale pratiche e documenti: per uno scadenzario delle registrazioni e delle chiusure: per ogni cliente il regime, l'ultimo periodo registrato, cosa manca e a che punto è il bilancio, dalla raccolta dei dati di chiusura alle firme.
Cosa vi serve sapere per prepararmi un preventivo?
come sono divisi i clienti tra contabilità ordinaria, semplificata e forfettario, e quali società hanno un bilancio da chiudere ogni quanto ricevi fatture ed estratti conto da ciascun gruppo, e in che forma: carta, file, accesso alla banca il programma di contabilità che usi e cosa sa già importare da solo come gira oggi il bilancio: dove chiedi i dati di chiusura, come mandi la bozza, come tornano le copie firmate se fai anche revisione legale, e se vuoi tenerla separata dalla contabilità
Devo occuparmi io delle foto e delle informative privacy?
No. Alle foto pensiamo noi, e le informative privacy e cookie le prepariamo con i consulenti con cui collaboriamo: tu non devi occupartene.
Lavorate anche fuori Barletta?
Sì. Lo studio è a Barletta e lavoriamo con attività della Puglia e del resto d'Italia: ci si sente per telefono, su WhatsApp o in videochiamata con lo schermo condiviso, e dove serve ci si incontra di persona.
Per chiederci un preventivo prepara
- come sono divisi i clienti tra contabilità ordinaria, semplificata e forfettario, e quali società hanno un bilancio da chiudere
- ogni quanto ricevi fatture ed estratti conto da ciascun gruppo, e in che forma: carta, file, accesso alla banca
- il programma di contabilità che usi e cosa sa già importare da solo
- come gira oggi il bilancio: dove chiedi i dati di chiusura, come mandi la bozza, come tornano le copie firmate
- se fai anche revisione legale, e se vuoi tenerla separata dalla contabilità
Raccontaci come lavori: ti rispondiamo con una proposta e un preventivo su misura.