Portale clienti e area riservata per lo studio del commercialista

Ogni ditta e società ha un'area impostata sul suo regime: carica fatture ed estratti conto del periodo, risponde sui movimenti che non trovano un documento e, a fine esercizio, manda i dati di chiusura e ritrova bozza e documenti del bilancio da firmare.

Com'è oggi la contabilità dei clienti

01Il mese di una società in ordinaria: Fatture di acquisto, fatture di vendita ed estratti di più conti arrivano in giorni diversi e da canali diversi. Per capire se il mese si può registrare si confronta a mano cosa è arrivato con cosa dovrebbe esserci.
02L'elenco dei movimenti da chiarire: Dopo la quadratura parte un'email con bonifici e addebiti senza documento. Il cliente risponde su alcuni, al telefono su altri, e il collaboratore ricopia ogni risposta accanto alla riga giusta.
03Richieste uguali per ritmi diversi: La ditta che manda il trimestre e il cliente che porta tutto a fine anno: la stessa email di richiesta non va bene per entrambi, e va riscritta per ciascuno.
04Bozze di bilancio in giro: La bozza va all'amministratore, torna con le correzioni, riparte. Quando arrivano bilancio, nota integrativa e verbale da firmare, nella posta del cliente ci sono più versioni dello stesso file.

Come lo costruiamo

L’area di ogni cliente segue il ritmo che lo studio ha fissato per lui: il mese, il trimestre o l’anno. Il cliente carica fatture ed estratti conto nel periodo a cui si riferiscono, e nella vista dello studio vedi quali periodi sono completi e quali no.

Quando quadri l'estratto conto, i movimenti senza documento li pubblichi nell'area del cliente come elenco: l'elenco lo prepari dal programma di contabilità e lo carichi, oppure, dove il programma lo consente, arriva collegato. Accanto a ogni movimento il cliente carica la fattura o scrive di cosa si tratta, e i movimenti chiariti si chiudono.

Per il bilancio ogni esercizio ha la sua parte. Il cliente compila i dati di chiusura che chiedi tu e allega i documenti; tu pubblichi la bozza, e ogni versione nuova prende il posto della precedente, che resta nello storico. Quando la versione è finale pubblichi bilancio, nota integrativa e verbale: il cliente li ritrova lì e ricarica le copie firmate.

Il portale raccoglie e scambia documenti: non registra e non calcola, quello resta al programma di contabilità che usi già. Ogni collaboratore vede le ditte e le società che segue.

Cosa cambia nello studio

Per sapere se il mese di una società si può registrare apri il suo periodo, invece di confrontare posta e cartelle
Le risposte sui movimenti stanno accanto al movimento, non in un'email da ricopiare
Ogni cliente riceve le richieste al ritmo del suo regime, senza un'email riscritta ogni volta
La bozza di bilancio ha una sola versione in vigore, e le precedenti restano nello storico
Le copie firmate tornano nella parte dell'esercizio, e vedi subito quali mancano

Un esempio di portale

Esempio di configurazione

Studio con 3 collaboratori che tiene la contabilità di società in ordinaria, ditte in semplificata e forfettari, con il suo programma di contabilità già in uso.

Società in ordinaria: periodo mensile, scelto dallo studio, con promemoria 5 giorni prima della data fissata dallo studio, solo se il periodo non è completo
Ditte in semplificata: periodo trimestrale, scelto dallo studio; forfettari: un periodo all'anno, con l'elenco di fatture emesse e spese da caricare
Movimenti da chiarire pubblicati dopo la quadratura, con la risposta del cliente accanto a ogni riga e un sollecito dopo 7 giorni per quelli ancora aperti
Parte bilancio per ogni esercizio: modulo dei dati di chiusura, bozza con storico delle versioni, documenti da firmare e copie firmate
Avviso al cliente quando lo studio pubblica una versione nuova della bozza
Ogni collaboratore vede i clienti che segue, il titolare vede tutto lo studio
Documenti arrivati su carta caricati dalla segreteria nel periodo giusto

È un esempio per capire come si può impostare: la struttura vera si decide insieme, in base a come lavori.

Domande prima di cominciare

01Alcuni clienti continueranno a portare la busta.: Si mette in conto. La segreteria carica quei documenti nel periodo giusto, così lo stato del periodo resta giusto anche per quei clienti.
02Il programma di contabilità ha già un'area clienti.: Allora partiamo da lì: vediamo cosa fa già e cosa manca. Se basta, te lo diciamo; altrimenti costruiamo la parte che manca e la colleghiamo, dove il programma lo consente.

Per il preventivo ci servono

come si dividono i tuoi clienti tra ordinaria, semplificata e forfettario, e per ciascun gruppo il periodo con cui chiedi i documenti
un esempio dell'elenco di movimenti senza documento che mandi oggi a un cliente
quali dati di chiusura chiedi per il bilancio e come mandi oggi bozze e documenti da firmare
il programma di contabilità che usi e cosa sa esportare o importare
chi nello studio segue quali clienti

Raccontaci come lavori: ti rispondiamo con una proposta e un preventivo su misura.

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