Strumenti digitali per lo studio di medicina estetica
Persone che chiedono informazioni e ci pensano, preventivi che cambiano dopo la visita, trattamenti da ripetere a distanza di settimane, interventi che occupano una giornata intera: realizziamo strumenti per la parte organizzativa dello studio. Indicazioni, esiti e cartelle cliniche restano fuori dai nostri strumenti.
Come lavori oggi
Quasi sempre tutto comincia da una domanda: una persona scrive o telefona per capire cosa si può fare e quanto tempo richiede. La consulenza conoscitiva è il primo contatto vero, e molte di queste persone non decidono subito. Tornano dopo giorni o mesi, oppure non tornano affatto.
Dopo la visita arriva il preventivo, con le voci che dipendono da quanto si è concordato: un trattamento, un ciclo di sedute, un intervento con la sua giornata in sala operatoria. Capita che cambi dopo un secondo confronto, e che le versioni si accumulino tra email, fogli e appunti sull'agenda.
Poi c'è la discrezione, che pesa più che in altri studi. Chi viene in studio spesso non desidera che si sappia, e questo incide sugli orari, sul modo in cui ci si presenta alla reception e sul testo dei messaggi che arrivano al telefono.
Cosa succede tra la prima domanda e il richiamo
- 01La consulenza che non diventa un appuntamento
- Chi chiede informazioni riceve una risposta e un invito a tornare. Se nessuno annota la richiesta, il contatto si perde: il telefono non ricorda a chi si era promesso di dare notizie.
- 02Il preventivo che ha tante versioni
- Dopo la consulenza il preventivo si modifica più volte, aggiungendo o togliendo trattamenti. Alla fine non è chiaro quale versione sia l'ultima e cosa la persona abbia accettato.
- 03I trattamenti da riprendere a distanza
- Molti percorsi proseguono con sedute separate da settimane o mesi: chi li segue ha bisogno che qualcuno ricordi la data utile, senza che sia lo studio a doverla cercare ogni volta.
- 04Il messaggio che non deve dire troppo
- Un promemoria con il nome del trattamento può essere letto da chiunque guardi il telefono. Lo studio sceglie parole neutre, e farlo a mano per ogni persona richiede tempo.
Cosa possiamo realizzare per te
- Agenda e prenotazione appuntamenti online
Durate diverse per la consulenza conoscitiva, per il trattamento e per il controllo, la sala o l'apparecchio assegnati, e gli orari riservati a chi preferisce non incontrare altri in sala d'attesa.
- Gestionale preventivi
Voci e modelli pronti per i trattamenti dello studio, ogni preventivo con le sue versioni numerate e uno stato che dice se è in attesa, accettato o scaduto, così non si ricostruisce a memoria cosa si era proposto.
- CRM e gestionale clienti
Una scheda per ogni persona che ha scritto o è passata: cosa ha chiesto, quando va risentita, a che punto è il suo percorso. Chi aveva detto di volerci pensare compare nell'elenco delle persone da ricontattare.
- Moduli online e documenti compilati in automatico
I recapiti, i documenti e i moduli di consenso, che prepariamo noi con i consulenti con cui collaboriamo, si compilano a casa prima della visita, e il documento esce già completo da archiviare.
- Pagamenti online e link di pagamento
Per bloccare la giornata di un intervento o una seduta lunga, un anticipo versato dal sito tramite un prestatore autorizzato, con le condizioni scritte da te.
Se fai chirurgia estetica o plastica
Qui l'intervento è una data in calendario che coinvolge più persone: il chirurgo, chi assiste, la sala di una struttura. La consulenza viene prima, spesso più d'una, e i controlli dopo l'intervento arrivano a scadenze note ma lontane tra loro.
L'agenda distingue la consulenza, il giorno in sala e i controlli, e il preventivo accompagna la persona dal primo colloquio alla data fissata.
Se fai trapianto di capelli
La giornata del trapianto occupa la sala per ore e tiene impegnata gran parte del personale. Chi viene da lontano ha bisogno di indicazioni su dove arrivare e dove pernottare, e l'organizzazione comincia giorni prima.
Un modulo con i dati di viaggio e l'avviso con le informazioni pratiche scritte da te evitano telefonate e messaggi sparsi alla vigilia.
Se rimuovi tatuaggi
La rimozione procede a sedute separate da un intervallo che stabilisci tu. Ogni persona ha il suo ritmo, e una seduta saltata sposta la successiva.
Un calendario che propone la data utile per il passaggio dopo, e un promemoria che arriva nel momento giusto, tengono insieme il percorso senza che la segreteria riapra ogni volta l'agenda.
Altri servizi utili
Domande frequenti
Medico estetico: cosa potete realizzare?
Persone che chiedono informazioni e ci pensano, preventivi che cambiano dopo la visita, trattamenti da ripetere a distanza di settimane, interventi che occupano una giornata intera: realizziamo strumenti per la parte organizzativa dello studio. Indicazioni, esiti e cartelle cliniche restano fuori dai nostri strumenti.
Quali problemi di tutti i giorni aiutate a risolvere?
La consulenza che non diventa un appuntamento; Il preventivo che ha tante versioni; I trattamenti da riprendere a distanza; Il messaggio che non deve dire troppo.
Da quali strumenti conviene partire?
Agenda e prenotazione appuntamenti online: durate diverse per la consulenza conoscitiva, per il trattamento e per il controllo, la sala o l'apparecchio assegnati, e gli orari riservati a chi preferisce non incontrare altri in sala d'attesa. Gestionale preventivi: voci e modelli pronti per i trattamenti dello studio, ogni preventivo con le sue versioni numerate e uno stato che dice se è in attesa, accettato o scaduto, così non si ricostruisce a memoria cosa si era proposto. CRM e gestionale clienti: una scheda per ogni persona che ha scritto o è passata: cosa ha chiesto, quando va risentita, a che punto è il suo percorso. Chi aveva detto di volerci pensare compare nell'elenco delle persone da ricontattare.
Cosa vi serve sapere per prepararmi un preventivo?
Quali trattamenti o interventi offri e quanto durano la consulenza, la seduta e l'intervento. In quale struttura lavori: studio tuo, ambulatorio in condivisione o sala operatoria di una clinica. Come tieni oggi i contatti di chi ha chiesto informazioni e non ha ancora deciso. Come prepari i preventivi e quante versioni di solito ne esistono. Quali trattamenti prevedono richiami a distanza e come vuoi che sia scritto il promemoria.
Devo occuparmi io delle foto e delle informative privacy?
No. Alle foto pensiamo noi, e le informative privacy e cookie le prepariamo con i consulenti con cui collaboriamo: tu non devi occupartene.
Lavorate anche fuori Barletta?
Sì. Lo studio è a Barletta e lavoriamo con attività della Puglia e del resto d'Italia: ci si sente per telefono, su WhatsApp o in videochiamata con lo schermo condiviso, e dove serve ci si incontra di persona.
Per chiederci un preventivo, raccontaci
- Quali trattamenti o interventi offri e quanto durano la consulenza, la seduta e l'intervento.
- In quale struttura lavori: studio tuo, ambulatorio in condivisione o sala operatoria di una clinica.
- Come tieni oggi i contatti di chi ha chiesto informazioni e non ha ancora deciso.
- Come prepari i preventivi e quante versioni di solito ne esistono.
- Quali trattamenti prevedono richiami a distanza e come vuoi che sia scritto il promemoria.
Raccontaci come lavori: ti rispondiamo con una proposta e un preventivo su misura.