Prenotazione online di tavoli e sale per il ristorante, sui tuoi turni

Il venerdì sera il telefono squilla mentre stai portando i secondi, e la prenotazione finisce sul quaderno con un nome e un orario, senza sapere se il tavolo c'è davvero. Realizziamo una pagina di prenotazione che conosce la tua sala: tavoli, coperti, quali si uniscono e quanti turni regge la serata, e che propone al cliente solo gli orari in cui c'è posto.

Com'è oggi il quaderno delle prenotazioni

01Tavolate da incastrare: Per una tavolata servono tavoli vicini da accostare. Sul quaderno non si vede quali sono già promessi, e capita di accorgersene durante la mise en place, con le coppie della stessa sera da spostare.
02Turni che si accavallano: Un tavolo che ha scelto il percorso degustazione resta seduto più a lungo di uno alla carta, ma il secondo turno è stato dato a tutti alla stessa ora. Chi arriva aspetta in piedi all'ingresso, e alla cucina arriva la sala intera in un colpo.
03Richieste che non arrivano a destinazione: Il seggiolone, il tavolo all'aperto, l'anniversario con la torta, un ingrediente da evitare: dettagli detti al telefono e scritti a margine, che la sera non sempre raggiungono chi apparecchia o chi cucina.
04Le sere a menu fisso: Per Capodanno, San Valentino o una festa a menu fisso la cucina compra e prepara sui coperti prenotati. Se una tavolata non si presenta, i posti restano vuoti e la spesa è già stata fatta.

Come la costruiamo per la tua sala

Partiamo dalla piantina del locale: ogni tavolo con i suoi coperti, la sala o il dehors in cui si trova e i tavoli accanto con cui si può accostare. Il cliente indica giorno, orario e numero di persone, e il sistema gli propone solo gli orari in cui c'è un tavolo adatto o una combinazione di tavoli da unire.

I turni li stabilisci tu, sera per sera: per ogni turno fissi l'orario di arrivo e quanti coperti accettare, così i tavoli non si siedono tutti nello stesso momento. Ai tavoli in degustazione e alle tavolate puoi lasciare più tempo, e puoi tenere fuori dalla prenotazione online qualche tavolo per chi passa.

Le prenotazioni prese al telefono si segnano nello stesso pannello, con le note per la sala e per la cucina: seggiolone, ricorrenza, richieste sugli ingredienti. Il giorno prima il cliente riceve un promemoria con il collegamento per confermare o disdire, e il tavolo liberato torna prenotabile.

Per le tavolate e le sere a menu fisso puoi chiedere una caparra al momento della prenotazione, tramite un prestatore di servizi di pagamento autorizzato: noi colleghiamo il servizio, le condizioni di disdetta le scegli tu.

Esempio: ristorante con sala interna e dehors

Esempio di configurazione

Un ristorante aperto a pranzo e a cena, con 2 sale: 14 tavoli all'interno e 8 tavoli nel dehors, per 60 coperti in tutto. In cucina lavorano 4 collaboratori, in sala 3 collaboratori.

Pranzo su un solo turno, con arrivi dalle 12:30 alle 14:00
Cena su 2 turni: arrivi tra le 19:30 e le 20:00, e tra le 21:30 e le 22:00
Limite di 30 coperti prenotabili online per turno; gli altri tavoli restano per il telefono e per chi passa
Tavoli da 2 persone e da 4 persone, accostabili per tavolate fino a 12 persone
Il percorso degustazione occupa il tavolo per 2 ore e 30 minuti, la carta per 2 ore
Promemoria il giorno prima alle 11, con conferma o disdetta dal collegamento
Caparra per le tavolate da 8 persone in su e per la cena di Capodanno
Note per la cucina visibili sulla prenotazione: richieste sugli ingredienti, menu bambini, torta portata dal cliente

È un esempio per capire come si può impostare: la struttura vera si decide insieme, in base a come lavori.

Cosa cambia tra sala e cucina

Prima di aprire hai davanti la sala della sera: tavoli occupati, tavolate già accostate, coperti per turno.
Al telefono rispondi guardando la piantina, non sfogliando il quaderno.
Le note sul seggiolone, sulla ricorrenza o sugli ingredienti arrivano a chi apparecchia e a chi cucina.
Il secondo turno si riempie sugli orari che hai deciso, tenendo conto dei tavoli che restano più a lungo.
Le serate a menu fisso partono con i coperti legati a una caparra.

Dubbi che può avere un ristoratore

01I miei clienti prenotano al telefono.: Il telefono resta. La prenotazione presa a voce si segna nello stesso pannello e occupa il suo tavolo, come quelle arrivate dalla pagina.
02Uso già una piattaforma di prenotazione.: Può restare. Se vuoi vedere tutti i tavoli prenotati in un posto solo, verifichiamo prima che cosa permette quella piattaforma.
03Preferisco decidere io dove far sedere i clienti.: Puoi lasciare che il sistema proponga i tavoli oppure assegnarli tu dal pannello: la pagina online occupa solo i coperti del turno.

Cosa ci serve per il preventivo

La piantina della sala, anche disegnata a mano, con tavoli, coperti e quelli che accosti.
Gli orari dei turni a pranzo e a cena, e quanto tieni un tavolo alla carta o in degustazione.
Quanti coperti vuoi lasciare fuori dalla prenotazione online.
Le sere in cui chiedi una caparra e le tue condizioni di disdetta.
Da dove arrivano oggi le prenotazioni: telefono, messaggi, piattaforme di prenotazione.

Raccontaci come lavori: ti rispondiamo con una proposta e un preventivo su misura.

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