Automazioni per il veterinario: promemoria dei richiami di vaccini e antiparassitari

Ogni animale ha i suoi richiami, con date diverse per vaccini e antiparassitari, e il proprietario di solito se li ricorda solo se apre il libretto. Costruiamo i promemoria che partono alla data segnata dal veterinario, raggruppano gli animali della stessa famiglia e si fermano quando devono.

Come vanno oggi i richiami

01La telefonata di fine mese: Qualcuno in ambulatorio scorre le schede, compila l'elenco dei richiami in scadenza e telefona tra una visita e l'altra. Chi non risponde viene ritentato quando c'è tempo, oppure no.
02Il cane e il gatto della stessa casa: Lo stesso proprietario ha il vaccino del cane in una settimana e l'antiparassitario del gatto in quella dopo. Riceve telefonate separate e torna in giorni diversi, quando poteva portarli insieme.
03Il cucciolo con la serie da finire: Le prime vaccinazioni di un cucciolo o di un gattino possono seguire una serie ravvicinata, decisa dal veterinario. Se la seconda dose non viene fissata alla fine della prima visita, la serie resta interrotta senza che nessuno lo noti.
04Il messaggio che non doveva partire: Un animale morto, regalato o seguito da un altro ambulatorio resta nelle schede con i suoi richiami. Un promemoria arrivato a una famiglia in lutto è una telefonata che nessuno in ambulatorio vuole ricevere.

Come costruiamo i promemoria dei richiami

Per ogni animale il veterinario segna la data del prossimo richiamo e il tipo, scelto da un elenco dell'ambulatorio: vaccino, antiparassitario, controllo. La data la decide lui, alla fine della visita o dal programma delle schede, se il programma permette di leggerla.

Qualche giorno prima della data parte un messaggio al proprietario con il nome dell'animale e il collegamento per scegliere un orario. Se nella stessa famiglia ci sono più richiami vicini, il messaggio li riunisce e propone una visita sola per tutti.

Per la serie del cucciolo, ogni dose prenotata fa partire il promemoria della successiva, secondo le distanze che imposta il veterinario. Chi non prenota dopo il promemoria finisce nell'elenco della segreteria, con il recapito e il nome dell'animale, da chiamare quando c'è un momento.

Ogni scheda ha un segno che ferma tutti i promemoria dell'animale: lo mette la segreteria quando la famiglia avvisa. Il contenuto del messaggio non parla di malattie né di terapie, e il testo lo approva il veterinario.

Un ambulatorio con 2 sale visita

Esempio di configurazione

Ambulatorio per cani e gatti con 3 collaboratori tra veterinari e assistenti e 2 sale visita, aperto dal lunedì al sabato, con il programma delle schede già in uso.

Promemoria del vaccino 10 giorni prima della data segnata, con il collegamento per prenotare una vaccinazione da 20 minuti
Promemoria dell'antiparassitario 7 giorni prima, solo per chi lo ha chiesto in ambulatorio
Richiami della stessa famiglia entro 14 giorni riuniti in un solo messaggio, con una visita da 30 minuti per tutti gli animali
Serie del cucciolo: dopo ogni dose, promemoria della successiva alla distanza in settimane impostata dal veterinario
Chi non prenota entro 5 giorni dal promemoria entra nell'elenco della segreteria, con il nome dell'animale
Segno di stop sulla scheda dell'animale: nessun promemoria parte più per lui
Messaggi inviati solo tra le 9:00 e le 19:00, mai la domenica

È un esempio per capire come si può impostare: la struttura vera si decide insieme, in base a come lavori.

Cosa cambia in ambulatorio

La segreteria non compila più a mano l'elenco dei richiami: trova solo chi non ha prenotato dopo il messaggio.
Una famiglia con più animali riceve un messaggio solo per i richiami della stessa settimana, e può portarli nella stessa visita.
La seconda dose del cucciolo ha già il suo promemoria quando esce dall'ambulatorio dopo la prima.
Un animale segnato come non più seguito non riceve altri messaggi.
Il proprietario prenota dal collegamento a qualsiasi ora, e l'appuntamento entra nell'agenda dell'ambulatorio.

Prima di decidere

01Le date dei richiami sono già nel nostro programma.: Allora si parte da lì: se il programma permette di leggerle, i promemoria le prendono da solo; altrimenti la data si segna nell'agenda alla fine della visita.
02Alcuni proprietari preferiscono la telefonata.: Per loro il promemoria si spegne, e il richiamo compare direttamente nell'elenco della segreteria da chiamare.

Per chiederci un preventivo, prepara

Quali tipi di richiamo segui oggi, e con quanto anticipo vorresti avvisare per ciascuno.
Dove sono oggi le date dei richiami: nel programma delle schede, su un foglio, solo sul libretto.
Come gestite la serie del cucciolo e chi fissa la dose successiva.
Come prenota oggi chi riceve un richiamo: al telefono, al banco, con un collegamento.
Il testo che usate oggi per i richiami, se ne avete uno.

Raccontaci come lavori: ti rispondiamo con una proposta e un preventivo su misura.

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