Gestionale soci e tesseramenti per l'associazione sportiva dilettantistica

In una società con squadre l'elenco dei soci serve anche sul campo: chi è tesserato per questa stagione, in quale squadra gioca, se ha i documenti in ordine, se può essere convocato sabato e se i genitori hanno firmato per la trasferta. Costruiamo un gestionale che tiene tutto questo in un posto solo, per la segreteria e per gli allenatori.

Com'è oggi, tra segreteria e campo

01La rosa da una parte, i soci dall'altra: La rosa di ogni squadra la tiene l'allenatore, a modo suo; la segreteria ha un altro elenco, con quote e documenti. Quando un ragazzo passa a un'altra squadra a stagione in corso, uno dei fogli resta indietro.
02La domanda del venerdì: A che punto è il tesseramento di ciascun atleta lo sa la segreteria, ma la domanda arriva dall'allenatore il venerdì sera, mentre prepara la convocazione e la segreteria è chiusa.
03Il documento scaduto a campionato in corso: Un documento che l'associazione chiede può scadere tra un girone e l'altro. Se nessuno guarda i fogli, l'atleta continua a essere convocato come se niente fosse.
04Le firme per la trasferta: Per una trasferta l'associazione chiede ai genitori un'autorizzazione e vuole sapere chi viaggia con la squadra e chi con la famiglia. I fogli firmati arrivano all'allenatore a fine allenamento, e la segreteria non sempre li vede.
05L'elenco per l'arbitro, ricopiato ogni settimana: Prima della partita, di solito, va consegnato l'elenco degli atleti con numeri di maglia e dati del tesseramento. Se quei dati stanno in posti diversi, la lista si riscrive a mano a ogni giornata di campionato.

Come lo impostiamo

Partiamo dalle squadre della tua associazione. Ogni atleta ha una scheda con squadra, annata, stato del tesseramento per la stagione e i documenti che l'associazione decide di registrare, ciascuno con la sua scadenza. Se un ragazzo cambia squadra, la segreteria lo sposta e l'allenatore lo trova nella nuova rosa.

Ogni allenatore vede solo la rosa della sua squadra, con un segno accanto al nome se il tesseramento non è completo o se un documento è scaduto o sta per scadere. Da quella rosa prepara la convocazione: sceglie gli atleti, il luogo e l'ora del ritrovo, e la lista arriva ad atleti o genitori, che rispondono se ci sono.

Per le trasferte la convocazione può chiedere ai genitori l'autorizzazione, con il testo dell'associazione, e se il ragazzo viaggia con la squadra o con la famiglia. La risposta resta nella scheda del ragazzo, dove la vede anche la segreteria.

Dagli atleti convocati si ricava l'elenco per la partita, con numeri di maglia e dati del tesseramento, da scaricare in PDF. Il tesseramento presso federazioni ed enti resta sui loro sistemi: il gestionale tiene l'elenco della tua associazione e lo stato di ciascun atleta.

Adesioni, rinnovi e quote ci sono anche qui, in mano alla segreteria: quota associativa separata da quella della squadra e, se vuoi, pagamento online tramite un servizio di pagamento autorizzato, che noi colleghiamo senza incassare nulla.

Esempio: società di pallavolo con settore giovanile

Esempio di configurazione

Una società di pallavolo con una squadra per ogni annata giovanile e una prima squadra in campionato regionale: 160 persone tesserate, 1 campo in una palestra comunale, 2 persone volontarie in segreteria.

Ogni allenatore vede solo la rosa della sua squadra, con lo stato del tesseramento della stagione
Avviso all'allenatore e alla segreteria 30 giorni prima della scadenza dei documenti registrati
Convocazione inviata entro le 20 del venerdì, con luogo e ora del ritrovo; risposta «ci sono» o «non ci sono» entro 24 ore
Per le trasferte, autorizzazione dei genitori con il testo dell'associazione e scelta tra viaggio con la squadra o con la famiglia
Elenco per l'arbitro con numeri di maglia e dati del tesseramento, scaricato in PDF dalla convocazione
Ragazzo spostato in un'altra squadra a stagione in corso: lo sposta la segreteria e compare nella nuova rosa
Quota associativa e quota della squadra separate, quella della squadra anche a rate
Segreteria in palestra il martedì e il giovedì dalle 18:30 alle 20

È un esempio per capire come si può impostare: la struttura vera si decide insieme, in base a come lavori.

Cosa cambia nella settimana

Il venerdì l'allenatore convoca dalla sua rosa senza chiedere alla segreteria chi è tesserato.
Un documento in scadenza si vede accanto al nome prima che l'atleta finisca in lista.
Le risposte alla convocazione si leggono in un elenco, non tra i messaggi del gruppo.
Le autorizzazioni per la trasferta arrivano insieme alla convocazione e restano nella scheda del ragazzo.
L'elenco per l'arbitro si scarica dalla convocazione, invece di riscriverlo.

Domande prima di partire

01I nostri allenatori convocano già nel gruppo di squadra.: Il gruppo può restare per il resto. La convocazione dal gestionale parte dalla rosa, segnala chi non ha tesseramento o documenti a posto e mette le risposte in un elenco.
02Possiamo registrare anche le visite mediche degli atleti?: Se e come registrarle lo decidi tu. Il gestionale si imposta dopo, su quella decisione.
03La federazione ha già il suo sistema di tesseramento.: Quel sistema resta com'è. Il gestionale tiene lo stato di ogni atleta per la tua associazione; se e come collegarlo a quello della federazione lo valutiamo caso per caso.

Cosa preparare per chiedere un preventivo

Le squadre della stagione, con annate o categorie e il nome di chi le allena.
Come prepara oggi la convocazione ogni allenatore e dove raccoglie le risposte.
Un esempio dell'elenco che consegni all'arbitro prima della partita, con i dati tolti.
Quali documenti registri per ogni atleta.
Il foglio che usi oggi per le autorizzazioni dei genitori alle trasferte.
Chi deve vedere cosa nel gestionale: segreteria, allenatori, dirigenti, genitori.

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